¿Qué es el método FEFO?
FEFO es el acrónimo de First Expired, First Out: primero en vencer, primero en salir. Es el método de gestión de inventario que establece que los productos con fecha de vencimiento más próxima deben ser los primeros en despacharse, independientemente de cuándo ingresaron al almacén.
En una farmacia o botica, esto significa que si tienes dos lotes del mismo medicamento —uno que vence en marzo y otro en agosto— el sistema FEFO exige que el de marzo salga primero, aunque el de agosto haya ingresado antes al depósito.
A diferencia del método FIFO (First In, First Out), que ordena por fecha de ingreso al almacén, FEFO ordena exclusivamente por fecha de vencimiento. Esta distinción es crítica en el sector farmacéutico, donde la fecha de vencimiento es un dato de seguridad, no solo logístico.
FEFO es obligatorio: lo exige DIGEMID
En Perú, las Buenas Prácticas de Almacenamiento (BPA) aprobadas mediante Resolución Ministerial N° 585-99-SA/DM establecen que las farmacias, boticas y droguerías deben gestionar su inventario con el método FEFO. Esto no es una recomendación: es una obligación regulatoria.
El incumplimiento puede derivar en observaciones o multas durante una inspección de DIGEMID. En casos graves —como la venta comprobada de medicamentos vencidos— las sanciones pueden incluir la suspensión temporal o definitiva del establecimiento.
El principio detrás de la norma es claro: un medicamento vencido puede haber perdido eficacia o, en casos extremos, ser perjudicial para el paciente. La rotación FEFO garantiza que los productos lleguen al consumidor con el máximo período de vida útil posible.
FEFO vs FIFO: ¿cuál aplica en una farmacia?
El debate FEFO vs FIFO suele generar confusión en farmacias que vienen de otros sectores del comercio. La respuesta corta: en farmacia, siempre FEFO.
Un supermercado puede usar FIFO para una lata de conservas porque los productos de la misma línea suelen tener vencimientos progresivos. Pero en una botica, es común recibir un reabastecimiento de un medicamento con un vencimiento más corto que el stock anterior. En ese escenario, FIFO no protege contra la merma: estarías vendiendo primero el lote que vence después, dejando el más próximo en el depósito.
| Criterio | FIFO | FEFO |
|---|---|---|
| Orden de salida | Por fecha de ingreso al almacén | Por fecha de vencimiento |
| Sector aplicable | Retail, alimentos, manufactura | Farmacia, alimentos con trazabilidad |
| Protege contra merma | Parcialmente | Sí, de forma sistemática |
| Exigido por DIGEMID | No | Sí — RM 585-99-SA/DM |
| Requiere registro de lotes | No necesariamente | Sí, por cada ingreso de compra |
FEFO manual: cómo se hace y por qué falla
Muchas boticas aplican FEFO manualmente: el almacenero revisa las fechas de cada lote al momento de despachar y elige el que vence antes. En establecimientos pequeños con pocos productos, esto puede funcionar. En cuanto la operación crece, empiezan los problemas.
El error humano es inevitable cuando hay decenas de productos con múltiples lotes activos. El cajero que atiende a cinco clientes en fila durante hora punta no tiene tiempo de comparar vencimientos: toma el primer blister que encuentra y lo cobra. Además, el control manual no genera registros auditables. En una inspección DIGEMID, el inspector puede solicitar el historial de movimientos por lote. Un cuaderno o una planilla de Excel no pueden demostrar que se aplicó FEFO en cada venta.
- No es escalable: funciona con 50 productos, falla con 500.
- Depende del criterio del cajero: cualquier distracción puede resultar en el lote incorrecto.
- No genera historial auditable por lote para inspecciones DIGEMID.
- No alerta automáticamente sobre lotes próximos a vencer.
- En turnos de alta demanda o con personal nuevo, el control se degrada sin aviso.
FEFO automático con software de farmacia
Un sistema de gestión de farmacia con módulo de inventario FEFO automatiza todo este proceso. Al registrar una compra, el sistema ingresa el lote y la fecha de vencimiento de cada producto. A partir de ese momento, cuando el cajero vende ese producto, el sistema selecciona automáticamente el lote con la fecha de vencimiento más próxima y lo descuenta del stock.
El cajero no toma ninguna decisión sobre qué lote usar. La rotación correcta ocurre en cada transacción, sin excepciones, sin depender del criterio de cada persona. Además de la rotación automática, el software genera alertas configurables: productos que vencen en 30, 60 o 90 días aparecen en el panel de alertas para que el administrador pueda planificar promociones o devoluciones al proveedor antes de que el producto venza en el depósito.
Preguntas frecuentes
Vender un medicamento vencido es una infracción grave en Perú. DIGEMID puede sancionar al establecimiento con multas, suspensión temporal o, en casos reiterados, cierre definitivo. Además genera responsabilidad civil frente al paciente afectado. Un sistema FEFO automático elimina ese riesgo al impedir que el cajero seleccione un lote vencido.
Al registrar una orden de compra en Sysfarma, el sistema solicita el número de lote y la fecha de vencimiento de cada producto recibido. Esos datos alimentan el FEFO automático para las ventas siguientes. Si ya tienes inventario previo, puedes cargarlo con una importación inicial de lotes en Excel.
FEFO aplica a todos los productos con fecha de vencimiento que comercialice tu farmacia: medicamentos con y sin receta, OTC, cosméticos, suplementos y dispositivos médicos. Aunque DIGEMID específicamente regula los medicamentos, aplicar FEFO a todos los productos con vencimiento es la buena práctica que evita mermas en cualquier categoría.
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